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In questo video trovi i passaggi per attivare la funzionalità Abbina anagrafiche e fatture.
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La funzionalità Abbina anagrafiche e fatture ti consente di:
- verificare l’abbinamento delle fatture ai rispettivi clienti o fornitori;
- mantenere le anagrafiche in Anagrafiche > Clienti e Anagrafiche > Fornitori ordinate e prive di duplicazioni;
- usare la scheda Fatture nel menu Anagrafiche per visualizzare tutte le fatture abbinate a un cliente o fornitore;
- visualizzare dati aggregati e statistiche, come il totale del volume d’affari per una specifica anagrafica.
La funzionalità è disponibile solo per chi gestisce un numero di anagrafiche inferiore a 30.000.
Procedura automatica: come funziona e cosa include
La procedura automatica Abbina anagrafiche e fatture è composta da 6 step:
- i primi 3 riguardano le fatture inviate e i clienti;
- gli ultimi 3 riguardano le fatture ricevute e i fornitori.
Fatture successive al 01/01/2020 (compreso)
Il sistema propone la procedura automatica per l’abbinamento delle fatture degli anni 2020 e 2021.
Fatture precedenti al 01/01/2020
Per le fatture degli anni precedenti puoi usare il pulsante Abbina fatture in:
- Anagrafiche > Clienti;
- Anagrafiche > Fornitori.
Le autofatture non sono abbinabili né tramite procedura automatica né manualmente.
Puoi escludere dal processo di bonifica le fatture emesse verso persone fisiche: nella schermata iniziale della procedura rimuovi la spunta dall’opzione proposta.
Dettaglio degli step
- Clienti duplicati: rimuovi le anagrafiche cliente salvate più volte (per esempio stesso codice fiscale o partita IVA).
Puoi:- gestire la rimozione in modo automatico (il sistema mantiene l’anagrafica modificata più di recente);
- scegliere manualmente quale anagrafica mantenere per ogni gruppo con lo stesso identificativo fiscale
- Clienti con stesso identificativo fiscale ancora presenti: se dopo lo step 1 rimangono più clienti con la stessa partita IVA/codice fiscale, scegli a quale anagrafica abbinare le fatture inviate per quell’identificativo.
- Fatture non abbinabili: se ci sono fatture che non corrispondono ad alcuna anagrafica cliente, il sistema propone di creare nuove anagrafiche a cui abbinarle.
- Fornitori duplicati: come lo step 1, ma riferito ai fornitori.
- Fatture ricevute con fornitori duplicati: come lo step 2, ma riferito alle fatture ricevute e ai fornitori.
- Fatture ricevute non abbinabili: come lo step 3, ma riferito alle fatture ricevute.
Alcuni step possono risultare già completati e nel riepilogo in alto viene mostrata direttamente una spunta verde (per esempio, se non esistono duplicati lo step non viene richiesto).
Come interrompere e riprendere la procedura automatica
Al primo accesso al pannello, al posto della Home, può essere mostrata a schermo intero la procedura automatica Abbina anagrafiche e fatture. Da quel momento puoi scegliere una delle seguenti opzioni.
Opzione 1: eseguire subito la procedura
Seleziona Inizia (in basso a destra) e completa gli step proposti.
Opzione 2: uscire e riprendere in seguito
Seleziona Esci. Il sistema chiede se vuoi continuare a visualizzare la procedura a ogni accesso al pannello:
- se attivi Non mostrare più, la procedura non viene più mostrata a schermo intero al login;
- in homepage resta visibile un messaggio che indica che la procedura non è completata. Per riprendere, seleziona Riprendi abbinamento.
Per disattivare anche il messaggio in homepage (e le funzionalità collegate), vai in Impostazioni > Generali > Abbinamento anagrafiche/fatture e disattiva l’opzione.
Opzione 3: iniziare, interrompere e riprendere più avanti
Dopo Inizia, la procedura passa allo step di gestione dei duplicati. Puoi completare uno o più step o interromperla selezionando Esci.
Puoi riprendere in seguito dalla homepage selezionando Riprendi abbinamento.
La procedura riprende dallo step in cui era stata interrotta.
Per disattivare anche il messaggio in homepage (e le funzionalità collegate), vai in Impostazioni > Generali > Abbinamento anagrafiche/fatture e disattiva l’opzione.
Nuove sezioni disponibili dopo l’attivazione
Dove si visualizza l’abbinamento nel pannello
Menu Impostazioni > Generali
Nella sezione Abbinamento anagrafiche/fatture puoi:
- disattivare la visualizzazione della funzionalità e scegliere di non vedere più la procedura automatica a schermo intero;
- attivare l’opzione per creare una nuova anagrafica fornitore per ogni fattura ricevuta da un soggetto non presente in anagrafica, per mantenere aggiornato l’abbinamento tra fatture e anagrafiche correnti.
Menu Anagrafiche > Clienti e Anagrafiche > Fornitori
Nell’anteprima di un cliente/fornitore trovi la sezione Fatture con elenco fatture abbinate e volume di affari.
Puoi anche scollegare una fattura abbinata in modo errato usando Scollega.
Inoltre, tramite Abbina fatture (in alto a sinistra) puoi eseguire l’abbinamento per anni precedenti al 2020 o rilanciarlo per 2020/2021 se ci sono attività da completare.
Se attivi la procedura automatica dalle anagrafiche clienti, esegui i 3 step relativi ai clienti per l’anno scelto. Lo stesso vale per Fornitori.
Fatture importate o caricate
L’abbinamento avviene automaticamente in tutti i casi di importazione/caricamento.
Se carichi una fattura in bozza, l’abbinamento viene eseguito quando trasformi la bozza in fattura.
Se non esistono anagrafiche abbinabili, le anagrafiche vengono create se lasci selezionata l’opzione Crea automaticamente i clienti non presenti in anagrafica con i dati presenti in fattura.
Menu Fatture inviate e Fatture ricevute
Nell’anteprima di ogni fattura trovi la sezione Cliente (inviate) o Fornitore (ricevute) con i dati anagrafica abbinata e volume di affari.
Da qui puoi aprire l’anagrafica o scollegarla dalla fattura.
Se la fattura non è abbinata, seleziona Abbina fattura per abbinarla all’anagrafica più recentemente modificata con partita IVA uguale ai dati in fattura.
Se non esiste un fornitore con la stessa partita IVA, il sistema abbina la fattura a una nuova anagrafica fornitore creata con i dati del documento.
Come disattivare la funzionalità
Per disattivare completamente Abbina anagrafiche e fatture:
- vai in Impostazioni > Generali;
- rimuovi la spunta da Abbinamento anagrafiche e fatture.
Rimuovendo la spunta:
- non puoi più eseguire la procedura automatica Abbina anagrafiche e fatture;
- vengono disattivate le funzionalità collegate (per esempio dati aggregati e statistiche per cliente/fornitore).