La procedura automatica Abbina anagrafiche e fatture consente di verificare anagrafiche e abbinamenti per tutte le fatture successive al 01/01/2020.
La procedura viene visualizzata al primo accesso al pannello di Fatturazione, al posto della schermata Home, a pagina intera e si compone di 6 step.
Per avviarla, vai in fondo alla schermata e seleziona Inizia.
Per escludere dal controllo le fatture inviate a persone fisiche, lascia selezionata l’opzione: "Escludi anagrafiche e fatture relative a persone fisiche".
La funzionalità è disponibile solo per chi gestisce un numero di anagrafiche inferiore a 30.000.
Dettaglio degli step:
Step 1 - Gestire clienti duplicati
Nel primo step devi eliminare i clienti salvati più volte in anagrafica (per esempio anagrafiche con la stessa partita IVA o codice fiscale).
Puoi scegliere due modalità:
Procedura automatica
- Seleziona Procedura automatica;
- seleziona Prosegui.
Il sistema elimina automaticamente le anagrafiche duplicate e mantiene quella modificata più recentemente.
Se l’operazione richiede tempo, viene mostrato il messaggio Operazione in corso.
In questo caso puoi selezionare Riduci a icona per continuare a usare il pannello mentre la procedura è in esecuzione.
Al termine compare il messaggio Operazione completata.
Seleziona Riprendi abbinamento per tornare alla procedura.
Modalità manuale
Con la modalità manuale puoi scegliere quali anagrafiche mantenere per ogni gruppo di duplicati.
Puoi anche mantenere più anagrafiche con la stessa partita IVA/codice fiscale: lascia selezionate tutte quelle che non vuoi eliminare.
Per procedere:
- Seleziona Procedura guidata;
- vai su Prosegui in basso (il sistema mostra la Durata operazione stimata);
- per ogni gruppo di duplicati, lascia il flag sulle anagrafiche da mantenere e vai su Prosegui. Nell’ultimo gruppo, clicca Elimina e prosegui per passare allo step 2;
- anche in questo caso, se l’operazione richiede tempo puoi usare Riduci a icona e poi Riprendi abbinamento quando è completata.
Step 2 – Abbinamento fatture cliente
Se dopo lo step 1 sono rimaste più anagrafiche con partita IVA/codice fiscale uguali, devi scegliere a quale anagrafica abbinare le fatture inviate con quel dato fiscale.
A sinistra viene mostrato, uno alla volta, il gruppo di anagrafiche da abbinare:
- seleziona l’anagrafica corretta (ordinate in base alla data di ultima modifica);
- vai su Prosegui per passare al gruppo successivo;
- al termine, clicca Prosegui per andare allo step 3;
- se necessario, puoi ridurre la procedura a icona e riprenderla come negli step precedenti.
Step 3 – Aggiungi clienti
Se ci sono fatture non abbinabili a nessuna anagrafica (per esempio perché il cliente è stato inserito in fattura ma non salvato in Anagrafiche, oppure in caso di importazione di fatture con anagrafiche non censite), il sistema ti chiede se creare nuove anagrafiche.
- seleziona Sì, crea le anagrafiche per creare e abbinare;
- seleziona No, non creare nuove anagrafiche per lasciare le fatture scollegate;
- anche qui, se l’operazione richiede tempo puoi usare Riduci a icona e poi Riprendi abbinamento.
Step 4 – Gestione fornitori duplicati
Lo step 4 è analogo allo step 1, ma riguarda i fornitori.
Devi eliminare i fornitori presenti più volte in anagrafica (es. stessa partita IVA). Puoi usare:
- modalità automatica (mantiene l’anagrafica modificata più di recente),
- modalità manuale (scegli tu cosa mantenere).
Schermate e passaggi sono gli stessi dello step 1.
Step 5 – Abbinamento fatture fornitore
Lo step 5 è analogo allo step 2, ma riguarda le fatture ricevute.
Se dopo lo step 4 sono rimaste anagrafiche fornitori con Partita IVA/Codice fiscale uguali, devi scegliere a quale anagrafica abbinare le fatture ricevute.
Schermate e passaggi sono gli stessi dello step 2.
Step 6 – Aggiungi fornitori
Lo step 6 è analogo allo step 3, ma riguarda i fornitori.
Se ci sono fatture ricevute non abbinabili a nessuna anagrafica (per esempio per importazione di fatture con anagrafiche non censite), il sistema chiede se creare nuove anagrafiche.
Schermate e passaggi sono gli stessi dello step 3.