Documenti è un servizio aggiuntivo a quello di Fatturazione Elettronica, quindi puoi acquistarlo solo se hai già Fatturazione Elettronica oppure insieme a questo servizio (non è disponibile per Fatturazione Elettronica Solo Ricezione e per utenza commercialista).
Puoi effettuare l'ordine se sei una persona giuridica oppure un cittadino italiano con partita IVA (libero professionista o PMI), direttamente dal sito pec.it, dalla tua area clienti o dal pannello di Fatturazione Elettronica.
Per utilizzare Fatturazione Elettronica e documenti non è necessario installare alcun software, ma sarà sufficiente collegarsi alla pagina fatturazioneelettronica.aruba.it e autenticarsi con i dati di accesso (username e relativa password).
Per utilizzare Fatturazione Elettronica e Documenti non devi installare alcun software: ti basta collegarti alla pagina fatturazioneelettronica.aruba.it e accedere con le tue credenziali (username e password).
consulta la sezione dedicata per maggiori dettagli e per le modalità di acquisto.
Il modulo documenti ti consente di creare e gestire tutti i documenti necessari per il ciclo di vendita: preventivi, ordini di vendita, documenti di trasporto e fatture proforma, oltre a quelli per il ciclo di acquisto, grazie alla generazione di ordini di acquisto ai fornitori.
Documenti è perfettamente integrato nel servizio di Fatturazione Elettronica e puoi utilizzarlo in modo rapido e intuitivo.
Per creare un documento, ti basta autenticarti sul pannello e, dal menu di sinistra, selezionare la voce Crea, scegliendo poi la tipologia di documento desiderata tra quelle disponibili. Le modalità di compilazione sono molto simili a quelle di una fattura elettronica, sia a livello grafico sia per i dati da inserire.
Dopo la creazione, puoi gestire tutti i tuoi documenti dallo stesso pannello tramite un ricco menu Azioni. Puoi modificarli, stamparli, duplicarli, collegarli tra loro e anche generare nuovi documenti ereditando i dati di quelli di partenza, in modo semplice e veloce.
Inoltre, puoi impostare o modificare lo stato del documento seguendo un flusso molto dettagliato, così da avere sempre una situazione aggiornata.
Infine, puoi inviare i documenti via email ai tuoi clienti, anche utilizzando un indirizzo personalizzato e un template con il tuo logo e messaggio.
Dalle impostazioni generali puoi attivare la conservazione digitale a norma dei DDT utilizzando il sistema incluso nel servizio di fatturazione e gestire gli avvisi per le scadenze in agenda, comprese quelle dei preventivi.
Per ulteriori informazioni commerciali consultare la pagina dedicata del sito pec.it. Clicca qui per consultare le guide dedicate al modulo documenti.
I documenti compresi nel ciclo di vendita sono:
- preventivi;
- ordini di vendita;
- documenti di trasporto;
- fatture proforma.
I documenti compresi nel ciclo di acquisto sono gli ordini di acquisto. Puo consultare queste guide per le modalità di creazione.
Sì, il modulo documenti ti consente di collegare qualsiasi documento creato (fatture, note di credito, preventivi, ordini di vendita e di acquisto, documenti di trasporto e fatture proforma) a un altro documento già esistente.
Per farlo ti basta autenticarti sul pannello, selezionare il menu desiderato dall’elenco delle voci visibili a sinistra, quindi cliccare sul pulsante Azioni in corrispondenza del documento da collegare e scegliere Collega a.
Dopo il collegamento, il nome del documento collegato sarà visibile nella colonna Doc. coll. Ogni documento può essere scollegato dalla sezione Documenti collegati.
Il pulsante Azioni > Collega a non è disponibile per i documenti in stato Incompleto.
Tutti i dettagli sono disponibili alla sezione dedicata al modulo documenti.
Sì, durante la creazione di un DDT, è obbligatorio inserire un cliente che abbia il blocco Sede spedizione compilato su menu Anagrafiche.
Se non inserisci questi dati, il DDT viene salvato come Incompleto. Puoi consultare le guide dedicate per compilare il blocco Sede spedizione nel menu Anagrafiche.
Il servizio Fatturazione Elettronica di Aruba prevede la conservazione a norma dei DDT che crei e ti permette di scaricare il pacchetto di distribuzione, chiamato file conservato (identificato da apposito simbolo). Si tratta di un file .zip che contiene i DDT e l’IdC (Indice di Conservazione), firmato e marcato temporalmente, con l’indice Uni-Sincro previsto dalla normativa, tutti generati automaticamente dal sistema.
Vengono versati automaticamente in conservazione oltre ai DDT, fatture inviate e relative notifiche, fatture ricevute, comunicazioni finanziarie (liquidazione iva e dati fatture) e relative notifiche, ordini elettronici ricevuti (se hai acquistato il modulo ordini elettronici).
Non vengono invece versate in conservazione le fatture scartate e le relative notifiche.
Ricevi all’indirizzo PEC del Responsabile della Conservazione (indicato in fase di configurazione del servizio) un Rapporto di Versamento, cioè un documento informatico che attesta la presa in carico, da parte del sistema di conservazione, dei pacchetti inviati. Dopo aver ricevuto il Rapporto di Versamento, il sistema procede alla conservazione a norma di legge. Qui pui scaricare la scheda di conservazione.
Ricorda che la conservazione a norma dei DDT non è automatica, ma devi attivarla dal menu Impostazioni.
Sì, il pannello di Fatturazione Elettronica ti consente di generare fatture da una proforma.
Per procedere, ti basta autenticarti sul pannello e selezionare il menu Vendite > Proforma. A questo punto, vai su Azioni > Genera in corrispondenza della proforma da cui vuoi creare una fattura.
Se la proforma è in stato incassata, anche la fattura generata avrà stato Incassata e Data incasso identica a quella della proforma. Inoltre, sarà attivo il blocco Causale con inserita la dicitura: "Rif. proforma PRO .... del ....".
Qui trovi la procedura completa.