Dal pannello di gestione delle prenotazioni segui la vita quotidiana della tua struttura: consulti chi arriva e chi parte, inserisci le prenotazioni ricevute al telefono o via email, aggiorni stati e pagamenti e apri o chiudi la disponibilità delle camere.
Ogni prenotazione ha uno stato - In attesa di conferma, Confermata, Annullata o Bloccata - che aggiorni man mano che la situazione cambia. Trovi inoltre ovunque le note interne, visibili solo a te e al tuo staff, per annotare richieste speciali e dettagli operativi che il cliente non vede.
La console delle prenotazioni
La scheda Prenotazioni è il punto di partenza: mostra tutte le prenotazioni della struttura in due viste che alterni con l'interruttore in alto. Il Calendario mostra i soggiorni come blocchi colorati per stato; la Lista li mostra come righe di una tabella con ricerca e filtri per prenotazioni correnti, passate o tutte.
Dalla lista lavori senza aprire altre schermate:
- cambi lo stato cliccando direttamente sulla cella dedicata;
- modifichi le note interne direttamente in tabella;
- con le icone di ogni riga apri il dettaglio completo, la modifica rapida, l'invio di una email al cliente o l'eliminazione, che richiede una conferma.
Con Esporta prenotazioni scarichi un file CSV di tutte le prenotazioni, scegliendo il separatore tra virgola e punto e virgola: comodo per la contabilità o per le analisi stagionali.
Creare una prenotazione manuale
Con Nuova prenotazione inserisci a mano una prenotazione ricevuta fuori dal sito - al telefono, via email o da un'agenzia - con prezzi, tasse ed extra calcolati in automatico dalle tariffe già configurate.
La procedura guidata ti fa:
- scegliere camera, date di check-in e check-out e numero di ospiti (almeno un adulto), poi cliccare Verifica disponibilità: il sistema controlla che la camera sia libera e capiente prima di procedere;
- rivedere il riepilogo prezzi (notti, tassa di soggiorno, sconti e totale) e aggiungere eventuali servizi extra, con il totale che si aggiorna in tempo reale;
- inserire i dati del cliente e, se serve, quelli di fatturazione, per persona fisica o giuridica;
- scegliere metodo di pagamento e stato; se lo stato prevede un acconto, l'importo versato diventa obbligatorio.
Al salvataggio il sistema verifica i campi obbligatori e registra la prenotazione insieme a tutte le altre.
Consultare e modificare una prenotazione
La scheda di dettaglio
Aprendo una prenotazione dall'elenco o dal calendario accedi alla sua scheda completa: dati dell'ospite, date e stato, riepilogo economico con totale, acconto versato e saldo ancora da incassare, servizi extra, note interne e dati di fatturazione. Da qui cambi lo stato con Cambia stato e, con un clic, aggiungi il soggiorno a Google Calendar con i dati già compilati.
La modifica rapida
Per gli interventi veloci di ogni giorno usa la finestra di modifica rapida, che si apre selezionando una prenotazione: cambi la camera assegnata, aggiorni lo stato e le note interne senza aprire più schermate. Se assegni una camera diversa, il sistema verifica in automatico che sia libera nelle stesse date e che gli ospiti rientrino nei posti letto, avvisandoti in caso di conflitto. Per le modifiche più complesse, come date, ospiti o pagamenti, apri la scheda di dettaglio completa.
Aggiornare la disponibilità
Con Modifica disponibilità su intervallo aggiorni la disponibilità di più camere su un intero periodo in un solo passaggio, invece di intervenire giorno per giorno. Selezioni l'intervallo di date e le camere dalla griglia, indichi quante camere rendere disponibili (con 0 chiudi del tutto quel periodo) e salvi.
Prima di applicare la modifica il sistema esegue due controlli su ogni camera: che il numero non superi la capacità massima e che non ci siano prenotazioni già ricevute nelle date scelte. Se trova un conflitto blocca l'operazione, per non sovrascrivere soggiorni confermati. Usa questa funzione per chiudere rapidamente le camere durante manutenzioni o chiusure stagionali.
Problemi comuni e soluzioni
La verifica di disponibilità dice che la camera non è libera.
Un'altra prenotazione occupa quella camera nelle stesse date. Scegli date o camera diverse e controlla il calendario per individuare le sistemazioni libere.
Non riesco a salvare una nuova prenotazione.
Uno o più campi obbligatori mancano: segui lo scorrimento automatico verso l'alto e compila almeno nome, cognome, email valida, check-in, check-out e un adulto. Se lo stato prevede un acconto, indica l'importo versato.
Il totale della prenotazione non è quello che mi aspetto.
Il sistema calcola in base alle tariffe e agli sconti configurati per la camera. Se il prezzo sembra errato, controlla il piano tariffario e le regole di sconto nella scheda della camera.
La modifica della disponibilità viene bloccata da un messaggio.
Il numero inserito supera la capacità di una camera, oppure esistono prenotazioni nel periodo scelto. Il messaggio indica quale dei due controlli ha fermato l'operazione.
Non trovo una prenotazione nell'elenco.
Controlla il filtro della vista lista: con Prenotazioni correnti quelle passate non compaiono. Scegli Tutte le prenotazioni per vedere l'archivio completo.
Il file CSV esportato mostra caratteri strani o colonne unite.
Cambia il separatore in fase di esportazione: alcuni programmi come Excel riconoscono le colonne solo con il punto e virgola.