Strumenti inclusi in Business Mail

Il servizio aggiuntivo Business Mail include una serie di funzioni pensate per aumentare la produttività aziendale.

Archivio di sicurezza

L'Archivio di sicurezza è uno spazio dedicato dove viene salvata automaticamente una copia dei messaggi inviati e ricevuti attraverso la casella di posta del dominio per la quale è stato abilitato il servizio. Si tratta di una copia di sicurezza automatica di tutti i messaggi e allegati, che può essere utilizzata, ad esempio, per recuperare messaggi cancellati dalla casella. Consulta la guida dedicata all'archivio di sicurezza.

Multiutenza

Consente di condividere una o più caselle di posta tra più utenti con funzione di collaboratori. Consulta la guida dedicata alla multiutenza.

Uffici e sale riunioni

Consente di creare uffici e sale riunioni che possono essere prenotate da tutte le caselle del dominio. Consulta la guida dedicata a uffici e sale riunioni.

Gestione account esterni

Consente a ogni utilizzatore di gestire con un unico accesso alla propria Webmail fino a 4 caselle email (anche esterne ad Aruba).
Per aggiungere questi indirizzi, accedi a Webmail e fai così:

1. premi il menu utente, cioè quello con le tue iniziali o l'avatar scelto da te, e seleziona Impostazioni;
2. seleziona @ Casella;
3. vai su Altre caselle;
4. premi + Aggiungi casella;
5. nel popup che si apre, indica l'indirizzo di posta da aggiungere, poi seleziona Procedi,
6. nella schermata successiva l'indirizzo inserito in precedenza sarà già indicato nei campi Indirizzo email e Nome account;
7. completa la configurazione indicando la password e i parametri di configurazione della casella. Scegli l'Indirizzo Server, il Tipo di server (tra POP3 e IMAP4), la Porta e l'SSL. Ricorda che i parametri di configurazione te li fornisce il provider di quella casella di posta;
8. al termine premi Salva.

Per leggere i messaggi arrivati sugli account esterni configurati, quando sei nel menu Messaggi, seleziona il tab in alto relativo alla casella che ti interessa.

Rubrica aziendale

La Rubrica Aziendale è uno strumento che offre una gestione semplice e veloce dei contatti aziendali o personali.
Tale rubrica, presente solo nei domini che hanno attivo il servizio aggiuntivo Business Mail, è già condivisa con tutte le caselle di posta del Dominio. La rubrica è gestita esclusivamente dall'amministratore di posta del dominio ed è accessibile in sola lettura da tutti gli altri utenti.
Se hai bisogno di condividere una rubrica in lettura e scrittura, devi crearne una personalizzata e assegnarle quel permesso.

Calendario Aziendale

Funziona con lo stesso principio della rubrica aziendale e affianca il calendario personale presente su tutti i domini. È già condivisa con tutte le caselle di posta del Dominio, può essere gestita esclusivamente dall'amministratore di posta del dominio ed è accessibile in sola lettura da tutti gli altri utenti.
Se hai bisogno di condividere un calendario in lettura e scrittura, devi crearne uno personalizzato e assegnargli quel permesso.
Solo se hai attivato Business Mail puoi creare calendari aggiuntivi.

Spazio file

Tramite il menu File puoi caricare file e/o creare documenti da archiviare nelle relative cartelle presenti di default nello spazio dedicato.

Lo raggiungi accedendo a Webmail, premendo il menu Altro rappresentato da nove puntini e poi File.

Vai sul pulsante Carica per caricare un file, se vuoi creare una cartella, sulla destra del pulsante hai una freccia verso il basso, premila e seleziona Crea nuova cartella. La vedrai nel menu Le mie cartelle.

Accanto a ciascun file che carichi, hai il menu ⋯ rappresentato da tre puntini orizzontali. Premilo e scegli la voce che ti interessa per:

• scaricarlo in locale;
• inviarlo come link o come allegato di un'email;
• vederne l'anteprima;
• condividerlo tramite un link pubblico, se premi Condividi, infatti, si apre un popup che ti permette di attivare la condivisione con chiunque e copiare il link per fornirlo a chi deve accedere al contenuto;
• rinominarlo;
• spostarlo;
• copiarlo;
• eliminarlo.

Funzione BAM per gli allegati pesanti

Consente di inviare allegati di grandi dimensioni senza includerli direttamente nell'email che stai inviando. Puoi, infatti, inviare un link, dal quale è possibile scaricare e visualizzare i documenti ricevuti. Questa impostazione permette di non occupare spazio né sulla casella del mittente, né sulla casella del destinatario, consentendo di inviare allegati anche a coloro che dispongono di caselle di dimensioni ridotte.
Puoi prendere i file da inviare sia dal tuo computer che dal menu File, se li hai precedentemente caricati.

Per abilitarla, accedi a Webmail e fai così:

1. premi il menu utente in alto a destra, ha le tue iniziali o il tuo avatar, e seleziona Impostazioni;
2. seleziona Invio messaggi;
3. vai al tab Composizione;
4. spunta la casella Abilita funzione BAM e indica la dimensione massima oltre la quale vuoi che il sistema trasformi l'allegato in un link. Di default è 25 MB ma puoi modificare questo dato quando vuoi.

La dimensione massima di un messaggio in entrata e uscita per le caselle di posta Aruba è di 100 MB. 
Per inviare allegati di dimensioni superiori è necessario caricarli nella sezione File e selezionare Allega da File in fase di composizione nuovo messaggio per poterli poi inviare come link. In questa sezione il limite di upload per singolo file è di 1 GB.

 

Condivisioni

Consente di condividere rubriche, calendari, cartelle (File), elenchi attività e blocchi note tra caselle del dominio.
Se sei l'amministratore di posta del dominio, per abilitare gli elementi da condividere, collegati a webmail.aruba.it e accedi con la casella postmaster@nomedominio.estensione. Se clicchi con il tasto destro del mouse su un elemento, puoi scegliere di condividerlo.

Personalizzazione aspetto grafico

Se sei l'amministratore della posta del dominio, vai in Webmail, accedi con la casella postmaster@nomedominio.estensione per andare nella Gestione caselle e dominio. Vai su Aspetto grafico. Puoi scegliere il logo del tuo brand, che sostituirà quello di Aruba, e selezionare uno dei temi accessibili a tua disposizione. Al termine, conferma con Salva.

Risposta automatica differenziata

Puoi differenziare la risposta automatica in base al mittente. Puoi sceglierne una per chi ti scrive da caselle del tuo stesso dominio e una diversa per tutti i mittenti esterni.