La funzione Uffici e sale riunioni è pensata per le aziende che devono gestire i meeting nelle sale riunioni della sede fisica sul territorio. Se hai la password della casella postmaster@nomedominio.estensione puoi creare uffici e successivamente le sale riunioni, disponibili per la prenotazione da parte di tutte le caselle di posta che gestisci. In questa guida trovi anche la procedura per la partecipazione degli utenti.
Come l'amministratore di posta crea una sala riunioni
- Collegati a webmail.aruba.it;
- accedi con l'indirizzo email della casella postmaster e la relativa password, di default è la stessa dell'account Aruba collegato al dominio (username del tipo 123456@aruba.it e password);
- dalla pagina Gestione caselle e dominio, a sinistra vai nella sezione Impostazioni dominio e poi premi Uffici e sale riunioni, se stai utilizzando un tablet o uno smartphone, prima seleziona l'icona con le 3 linee.
- premi il pulsante Nuovo ufficio per aggiungere una nuova sede;
- indica il nome dell'ufficio, l'indirizzo e vai su Salva;
- quando l'ufficio compare nell'elenco sottostante, espandi quella sezione premendo ∨;
- se vai sul pulsante Aggiungi sala puoi creare una o più sale riunioni, per ognuna indica il nome, la capacità (numero massimo di persone) e le risorse a disposizione della stanza;
- premi Salva per confermare.
Puoi modificare sia gli uffici che le sale riunioni tramite l'icona della matita.
Come organizzare o partecipare a un evento
Gli utenti delle caselle di posta del dominio, incluso l'amministratore della posta del dominio, possono organizzare riunioni o partecipare a eventi creati da colleghi.
La gestione dell'organizzazione di un evento avviene attraverso il menu Calendario; se stai utilizzando un tablet o uno smartphone, per accedere prima seleziona l'icona con le 3 linee:
- premi + Nuovo evento;
- nel popup che sia apre compila i campi scegliendo il nome della riunione, data e orario, se si deve ripetere con cadenza periodica;
- per quanto riguarda il luogo dell'evento puoi scegliere di compilare manualmente Inserisci il luogo dell'evento o scegliere una sala riunioni, utilizzando il pulsante + Aggiungi sala riunioni;
- Aggiungi gli invitati, il sistema ti suggerisce quelli utilizzati di frequente, ma puoi indicare gli indirizzi email di quelli che vuoi. Se premi Pianifica e mostra disponibilità degli invitati puoi verificare il loro calendario condiviso;
- compila gli altri campi e, al termine, vai su Invia;
Il sistema invia un'email a tutti gli invitati, che possono accettare l'invito sia attraverso la loro Webmail che da un programma di posta semplicemente cliccando Sì alla domanda Parteciperai a questo evento?, in alternativa è possibile scegliere Forse o No.