Questa guida raccoglie la gestione delle prenotazioni dei tuoi servizi dal pannello interno: vedere e trovare le prenotazioni, inserirle e aggiornarle, gestire disponibilità e prezzi, creare sconti, verificare un servizio prima di pubblicarlo e impostare le comunicazioni automatiche al cliente. Un avviso ti protegge sempre dalla perdita di dati: se cambi schermata con modifiche non salvate, il sistema ti chiede se uscire davvero.
Vedere e trovare le prenotazioni
La scheda Prenotazioni riunisce un calendario e una lista di tutte le prenotazioni della sede selezionata. Nel calendario ogni prenotazione è un evento colorato per stato (in attesa, confermata, annullata); con il selettore Vista passi alla lista, dove filtri per periodo, cerchi per testo e vedi data, servizio, prezzo e luogo. Da qui puoi esportare le prenotazioni filtrate in un file CSV oppure aprire una prenotazione per modificarla.
Inserire e aggiornare una prenotazione
Creare una prenotazione manuale
Clicca Nuova prenotazione per registrare una prenotazione ricevuta al telefono, via email o di persona. Scegli il servizio, verifica la disponibilità e seleziona l'orario disponibile (per i noleggi imposti invece ritiro e consegna); il sistema calcola il prezzo, che puoi correggere a mano per tariffe variabili. Aggiungi gli eventuali extra, i dati del cliente, il metodo e lo stato di pagamento e, se serve, i dati di fatturazione, poi salva.
Aggiornare stato e note al volo
Dall'elenco o dal calendario apri la finestra di modifica rapida per cambiare lo stato (confermata o annullata) e aggiungere note interne visibili solo allo staff, senza cambiare pagina. Per le prenotazioni in attesa il sistema propone già Confermata.
Consultare il dettaglio completo
Aprendo una prenotazione vedi la scheda di dettaglio con partecipanti, orari, pagamenti (totale, acconto e saldo), extra, dati cliente e fatturazione e note. Da qui puoi cambiare lo stato o aggiungere l'appuntamento a Google Calendar con un clic.
Gestire disponibilità e prezzi
Nella vista calendario di disponibilità e prezzi seleziona un intervallo di date — anche un mese intero — e apri la finestra di aggiornamento per modificare in blocco la disponibilità oppure il prezzo, non entrambi nella stessa operazione. Per i servizi a quantità imposti il numero di unità; per gli altri scegli se sono disponibili o non disponibili. Il sistema salta le date senza orari configurati e corregge da solo le date non valide.
Creare sconti e coupon
Nella scheda Sconti clicca Nuovo sconto e scegli il tipo: Coupon, attivato da un codice che il cliente digita, oppure Prenotazione anticipata, applicato in automatico in base ai giorni di anticipo. Imposta il valore (percentuale, massimo 100, o importo fisso), la modalità d'uso (illimitato, singolo o una volta per utente), i servizi a cui si applica e il periodo di validità; se vuoi, aggiungi un importo minimo di prenotazione.
Verificare un servizio prima di pubblicarlo
L'anteprima calendario ti mostra il servizio come lo vedranno i clienti prima della pubblicazione: nome, descrizione, prezzo, tipo di pagamento (tutto online, tutto in loco o acconto) e tutte le date con le fasce orarie. Controlla che orari e condizioni siano corretti: se noti date mancanti o fasce con stato incoerente, correggi la configurazione prima di andare online.
Notifiche automatiche al cliente
Nella scheda Notifiche e automazioni gestisci le comunicazioni collegate alle prenotazioni. Le notifiche di sistema (conferma e cancellazione) sono sempre attive e ne personalizzi solo testo e stile dall'editor delle email; le automazioni per gli eventi prenotazione confermata e prenotazione cancellata puoi attivarle o disattivarle e inviarle su canali diversi - email, SMS, notifica push, chat - con la tempistica che scegli, ad esempio un promemoria il giorno prima.
Problemi comuni e soluzioni
Non trovo una prenotazione.
Passa alla vista lista e usa il campo Cerca per nome cliente o servizio; controlla che il filtro periodo includa la data giusta e di essere sulla sede corretta.
Ho perso delle modifiche non salvate.
Quando cambi schermata con modifiche in sospeso compare un avviso: clicca Annulla per tornare indietro e salvare prima di proseguire. Le modifiche abbandonate non si recuperano.
La verifica della disponibilità non mostra orari.
Controlla che il servizio abbia sessioni con date che includono il giorno scelto e fasce orarie sui giorni giusti, e che la data non sia nel passato.
Il coupon non viene applicato durante la prenotazione.
Verifica che la data rientri nel periodo di validità, che il codice corrisponda esattamente (maiuscole comprese) e che, se hai impostato un importo minimo, il totale lo superi.
Il cliente riceve ancora la notifica vecchia.
Controlla di aver salvato la modifica nell'editor delle email: le modifiche valgono a partire dalla prenotazione successiva.