Questa guida ti accompagna nella gestione quotidiana del negozio: la Dashboard per il quadro d'insieme, il pannello Ordini per cercare, aggiornare ed esportare gli acquisti, il dettaglio ordine per spedizioni e fatture, gli stati con l'avviso sulle scorte in esaurimento e la sezione Resi.
Dashboard: la panoramica del negozio
La Dashboard è la schermata principale del negozio: in un'unica vista trovi le vendite degli ultimi 30 giorni, i prodotti più acquistati e più visti, gli ultimi ordini, i ricavi per metodo di pagamento e una mappa degli ordini per paese.
In alto compaiono gli avvisi critici, ognuno con un link diretto alla sezione da sistemare. Segnalano ciò che blocca o rallenta il negozio:
- Nessun metodo di pagamento attivo, Termini e Condizioni mancanti o nessuna regola di spedizione: senza queste impostazioni non puoi ricevere o evadere ordini.
- Prodotti in esaurimento: il link apre la lista prodotti filtrata sulle scorte critiche, così rifornisci in tempo.
- Importazione da file CSV in corso o con errori, etichette di spedizione ancora da stampare, oppure un metodo come Scalapay o Stripe che richiede un aggiornamento della configurazione.
I riquadri si popolano solo quando hai ordini nel periodo e scorri fino a renderli visibili; se il negozio è nuovo o senza dati, compare Dati non disponibili.
Gestione ordini: viste, filtri ed esportazione
Il pannello Ordini è il cruscotto centrale per vedere, cercare, filtrare e aggiornare tutti gli ordini. Offre due viste: la Tabella per una lettura lineare e la Griglia avanzata per i grandi volumi, con modifica diretta degli stati nelle celle e azioni rapide (apri dettaglio, stampa, invia email al cliente).
Filtri
Combina i filtri per stato ordine, stato spedizione, metodo di pagamento, periodo, tipologia (ordini classici o periodici) e ricerca testuale (per codice ordine, cliente o prodotto). Deve restare selezionato almeno uno stato; Rimuovi tutti i filtri li azzera in un clic.
Esportazione
Dal pannello Ordini apri Esporta elenco ordini, scegli il periodo (intervalli rapidi, personalizzato o Qualsiasi periodo) e il formato: Excel, CSV con separatore virgola o CSV con separatore punto e virgola. Il file viene generato in secondo piano e scaricato in automatico. L'esportazione legge soltanto i dati, non modifica gli ordini, e applica gli stessi filtri attivi: imposta periodo e tipo prima di esportare.
In Italia il CSV con separatore punto e virgola è di solito il più compatibile con Excel in italiano e con i gestionali del commercialista.
Il dettaglio dell'ordine
Apri un ordine dalla lista per entrare nel dettaglio: il pannello operativo con dati cliente, prodotti, prezzi, IVA e totali, la cronologia degli stati e le note interne. Da qui gestisci spedizioni e fatture senza aprire piattaforme esterne.
Spedizioni e tracciamento
Se il servizio è configurato, trovi i pulsanti per creare le etichette e seguire il tracciamento con ShippyPro, IoSpedisco, GLS e Poste Italiane. Puoi anche creare etichette interne per dividere un ordine in più pacchi, ciascuno con corriere, codice di tracciamento e prodotti inclusi.
Fatturazione elettronica e IVA
Genera la fattura elettronica con FattureFaiDaTe o con Aruba. Prima di procedere il sistema controlla i dati di fatturazione (nome o azienda, Codice Fiscale o Partita IVA, SDI/PEC, indirizzo) e la coerenza delle aliquote IVA: se qualcosa manca o non torna, apre le finestre per correggere ed evidenzia in giallo i campi IVA da sistemare.
Note interne
In fondo alla schermata c'è il campo Note interne, visibile solo al team e mai al cliente. Puoi anche aggiungere una nota all'ordine dalla gestione: usala per istruzioni di spedizione, accordi con il cliente o promemoria operativi, con un formato costante come data e iniziali.
Stati dell'ordine e annullamento
Puoi aggiornare gli stati dalla Griglia, dall'icona di modifica nella lista o dal pulsante Aggiorna stato nel dettaglio.
Nei negozi aggiornati lo stato di pagamento (per esempio In attesa, Pagato, Rimborsato) e lo stato di spedizione (Da spedire, Spedito, Consegnato) sono su due menu separati; nei negozi con il sistema precedente c'è un unico menu Stato ordine. Il sistema mostra solo gli stati validi per il tipo di ordine e il metodo di pagamento. Per gli ordini spediti con Poste Italiane lo stato di spedizione si aggiorna in automatico e non è modificabile a mano.
L'annullamento richiede una conferma esplicita ed è definitivo: dopo la conferma lo stato non è più modificabile e i prodotti tornano disponibili a magazzino, aggiornando le scorte. Verifica sempre ID e nome cliente nel riepilogo prima di annullare.
Gestire i resi
La sezione Resi elenca tutti i resi con codice ordine, data dell'ultimo aggiornamento e stato, dai più recenti ai più vecchi.
Ogni reso attraversa tre stati: In attesa di conferma (richiesta da valutare), In attesa del pacco (reso approvato, aspetti il rientro della merce) e Completato (merce ricevuta e pratica chiusa con rimborso, sostituzione o buono).
Clicca su una riga per aprire il dettaglio del reso: dati del cliente, elenco dei prodotti restituiti con quantità e note (motivo, difetto, taglia errata) e il selettore di stato. Scegli il nuovo stato e clicca Salva - non ci sono salvataggi automatici: l'etichetta si aggiorna sia nel dettaglio sia nella lista.
Leggi sempre le note prima di decidere e passa a Completato solo dopo la verifica fisica della merce ricevuta.
Problemi comuni e soluzioni
La Dashboard o la lista ordini non mostra dati
Se il negozio è nuovo o non ha ordini nel periodo, i riquadri restano vuoti; sulla Dashboard scorri fino a rendere visibile ogni riquadro per caricarlo. Nella lista, controlla che il periodo non sia su date future, che almeno uno stato sia selezionato e che la ricerca non contenga un termine errato, oppure usa Rimuovi tutti i filtri.
Non riesco a cambiare o annullare lo stato di un ordine
Se l'ordine è già annullato, il sistema blocca le modifiche e rimuove l'icona: l'annullamento è definitivo. Alcuni metodi di pagamento non consentono certe transizioni; per gli ordini spediti con Poste Italiane lo stato di spedizione si aggiorna da solo e non è modificabile.
L'esportazione non contiene gli ordini attesi o il file si apre sformattato
I filtri attivi valgono anche per l'export: verifica periodo, stati e tipo ordine prima di esportare. Se le colonne non si separano, scegli il CSV con separatore punto e virgola (adatto a Excel in italiano) o usa l'importazione guidata del foglio di calcolo.
La fattura elettronica con Aruba è bloccata
Mancano dati di fatturazione (SDI/PEC, indirizzo, provincia) oppure c'è un'incongruenza IVA. Completa i dati nella finestra che si apre in automatico e correggi i campi IVA evidenziati in giallo, poi riprova. Gli ordini di tipo Prenotazione non si fatturano con i flussi standard.
Lo stato di un reso non si aggiorna nella lista
Assicurati di aver cliccato Salva nel dettaglio, poi ricarica la sezione Resi. Se il problema resta, ricarica il pannello E-commerce.