RENTRI Smart permette di conservare:
- i movimenti di carico e scarico trasmessi al portale ministeriale RENTRI;
- i FIR digitali idonei;
- i registri in formato XML generati fuori dal servizio.
Le modalità di invio e di scaricamento del PDD (Pacchetto di Distribuzione) dipendono dal tipo di documento.
Conservazione dei movimenti
I movimenti di carico e scarico trasmessi tramite Aruba RENTRI Smart al portale ministeriale RENTRI vengono inviati automaticamente in conservazione digitale a norma, già compresa nel servizio.
Non devi utilizzare altri software né attivare servizi aggiuntivi.
Quando la conservazione è completata, accanto al numero del movimento è disponibile un’icona che ne conferma l’avvenuta conservazione.
Nella colonna Conservazione:
- l’icona con il simbolo verde indica che la conservazione è completata e puoi scaricare il PDD;
- l’icona con le frecce blu circolari indica che la conservazione è ancora in corso. Il PDD non è ancora disponibile.
Conservazione dei FIR digitali
Quando RENTRI Smart riceve dal portale ministeriale RENTRI la versione definitiva di un FIR digitale idoneo, lo invia automaticamente in conservazione.
La conservazione riguarda anche i formulari relativi a rifiuti non pericolosi, per i quali non è previsto l’ulteriore invio del documento definitivo al portale ministeriale RENTRI.
Sono inviati automaticamente in conservazione:
- i formulari che hanno completato il ciclo operativo, in stato Accettato per i rifiuti non pericolosi o Trasmesso per quelli pericolosi;
- i formulari annullati, se idonei;
- i formulari idonei creati prima dell’attivazione della funzionalità.
FIR digitali esterni
Puoi conservare anche FIR digitali creati fuori da RENTRI Smart, compresi quelli creati in precedenza, aggiungendoli al servizio tramite Aggiungi formulario esterno.
Puoi aggiungere solo formulari ai quali hai accesso nel portale ministeriale RENTRI.
Dopo l’aggiunta, il formulario viene inviato automaticamente in conservazione quando RENTRI Smart riceve la versione definitiva, purché sia idoneo.
Per tutti i passaggi, consulta le indicazioni per aggiungere un formulario esterno.
Come controllare la conservazione del FIR
Quando la conservazione è completata, accanto al numero del formulario compare l’icona che ne conferma l’avvenuta conservazione.
Se l’icona non è ancora disponibile, il processo potrebbe essere ancora in corso. Non devi avviare nuovamente l’invio in conservazione.
In caso di errore temporaneo, RENTRI Smart ripete automaticamente l’invio.
Lo stato Trasmesso indica l’invio a RENTRI del documento definitivo di un FIR relativo a rifiuti pericolosi. Non indica che la conservazione sia completata.
Conservazione dei registri esterni
Per conservare i registri cronologici di carico e scarico generati nel portale ministeriale RENTRI o con altri strumenti, devi caricare i relativi file XML in RENTRI Smart.
Per requisiti e passaggi, consulta la guida su come caricare registri esterni per la conservazione in RENTRI Smart.
Come controllare la conservazione del registro
Vai su Conservazione > Registri esterni per consultare lo stato dei registri presi in carico.
Gli stati disponibili sono:
- In elaborazione: il registro è stato preso in carico e la conservazione è in corso. Il PDD non è ancora disponibile.
- Conservato: la conservazione è completata e puoi scaricare il PDD.
Il completamento del caricamento non indica che la conservazione sia conclusa. Attendi che il registro passi allo stato Conservato.
Per quanto tempo vengono conservati i registri esterni
Per i registri esterni caricati in RENTRI Smart è prevista una durata di conservazione di 3 anni.
Come scaricare il PDD
Il PDD (Pacchetto di Distribuzione) contiene il documento conservato e le informazioni associate alla conservazione.
Puoi scaricarlo quando la conservazione è completata.
Movimenti di carico e scarico
Per scaricare il PDD dei movimenti:
- accedi al pannello RENTRI Smart;
- vai su Registro movimenti;
- premi Invia a RENTRI o gestisci;
- nella finestra Stampa Registro Movimenti, vai su Pagine;
- seleziona PDD.
Dalla stessa sezione puoi scegliere anche gli altri formati disponibili.
FIR digitali
Per scaricare il PDD di un FIR digitale:
- accedi al pannello RENTRI Smart;
- vai su Formulari Digitali;
- individua il formulario con l’icona che conferma l’avvenuta conservazione;
- dal menu Azioni, scarica il PDD.
Registri esterni
Per scaricare il PDD di un registro esterno:
- accedi al pannello RENTRI Smart;
- vai su Conservazione > Registri esterni;
- individua il registro in stato Conservato;
- nella colonna Azioni, premi l’icona con i 3 puntini;
- seleziona Scarica file conservato (PDD).
Cosa fare prima del recesso
Prima di chiedere il recesso da RENTRI Smart, scarica tutti i file conservati.
Il recesso riguarda anche il servizio di conservazione e comporta la cancellazione dell’account di conservazione e dei relativi contenuti.
Per la procedura, consulta la guida per chiedere il recesso da Aruba RENTRI Smart.
Come conservare altra documentazione aziendale
Per conservare altra documentazione aziendale soggetta a obblighi normativi, puoi utilizzare un servizio dedicato come DocFly – Conservazione Digitale.